Ayer en el encuentro de Emprendedores de Iniciador Toledo (@iniciador_TOL) salió a relucir el tema del uso del Software como Servicio (SaaS) en la empresa y como consecuencia el debate de si es seguro y conveniente contratar servicios y aplicaciones Web para la gestión de nuestras actividades, o por el contrario es mejor mantener un modelo de control propio del Software. Para poder tomar decisiones acertadas en este tema en mi opinión es necesario plantearse algunos aspectos importantes:

¿Qué tipo de empresa somos?

Está claro que si somos una gran empresa no sólo dispondremos de personal adecuado para gestionar el Software y la tecnología, sino que además tendremos un departamento IT especializado, unos procedimientos establecidos, proveedores de Software y en muchos casos aplicaciones de gestión diseñadas a nuestra medida. En este caso una migración a aplicaciones en la nube será una decisión de alto nivel en función del ahorro de coste o acuerdos con los proveedores más importantes (Salesforce, Google, Microsoft, VMWare, etc), realizándose simultáneamente para cientos o incluso miles de empleados.

La otra opción y la más probable es que seamos una PyME, autónomo o startup,  en cuyo caso la decisión de migrar a aplicaciones en la nube dependerá de nuestros conocimientos sobre el tema, y de la flexibilidad que queramos obtener en la gestión de nuestras actividades. Nosotros no podemos disponer de un departamento de ingenieros especializados, ni de un proveedor que nos desarrolle aplicaciones a medida, ya que esto supone un coste demasiado elevado. Además, la gestión y el mantenimiento de la tecnología y el Software es algo que tendremos que asumir diariamente, en muchos casos quitándonos tiempo que podríamos estar dedicando a nuestro negocio.

¿Seguridad propia o externa?

Siempre que sale el debate del SaaS se plantea la misma pregunta ¿debemos externalizar algo tan crítico cómo nuestra información?. ¿Es un riesgo que nuestros datos empresariales viajen “libremente” por Internet? ¿A qué tipo de empresa estamos contratando estos servicios?. Las respuestas a estas preguntas serán distintas dependiendo a quién le preguntemos, y dependiendo de la visión que cada uno tenga respecto de la seguridad interna de su empresa. Yo me haría las siguientes preguntas, ¿Qué es más probable que falle, mi servidor propio de correo o el de Google Mail? ¿Realmente son más seguros mis discos externos para backups que los de Dropbox, o Zyncro? ¿Con qué pierdo más tiempo, arreglando mis propios problemas o aprendiendo a utilizar servicios web?. Cada uno que saque sus propias conclusiones, la mía es que he visto demasiadas empresas medianas y pequeñas tremendamente inseguras e ineficientes tecnológicamente con la única excusa de tener sus datos dentro de la empresa, o por desconocimiento de otras soluciones.

¿Realmente somos flexibles?

Cuántas veces nos ha ocurrido el necesitar una información en un momento concreto y no poder disponer de ella, bien porque estamos fuera de la oficina, porque nos hemos olvidado el pendrive o justo porque no tenemos la clave del equipo donde se encuentra. Este tipo de problemas es tremendamente común en las PyMEs, causando que las actividades se hagan más complicadas y más costosas. En el mundo en el que vivimos el mercado funciona a tiempo real, y por lo tanto nuestra información debe estar disponible también a tiempo real, sin tener que arriesgar la seguridad de la misma. Decíamos antes que muchas empresas no quieren contratar SaaS porque creen arriesgado que sus datos salgan fuera de la empresa, pero ¿de verdad nunca salen en pendrives, en portátiles, en correos electrónicos de una manera descontrolada?. Las aplicaciones SaaS nos permiten centralizar nuestra información para poder acceder a ella en cualquier momento y lugar, sin necesidad de tener que duplicarla para ello. Además, nos garantizan un ahorro en costes de mantenimiento y una disminución del riesgo ante posibles desastres (robos, pérdida de información, etc).

Para terminar os dejo una relación expuesta por un gran profesor de mi universidad, que deberemos analizar a la hora de optar por contratar soluciones SaaS:

NECESIDAD vs COSTE vs RIESGO